Cómo organizar un gran evento en el metaverso

¿Cómo reunir a un equipo de trabajo distribuido geográficamente para un gran evento corporativo en un entorno con restricciones de viaje al final de una agotadora pandemia?

DXC asumió ese reto a principios de este año, cuando celebramos nuestra reunión anual de ventas para más de 1.300 participantes -miembros de nuestro equipo de ventas de Europa, Oriente Medio y África (EMEA), así como presentadores, socios y organizadores- sin que nadie tuviera que salir de su casa. Este evento fue una de nuestras primeras incursiones a gran escala en el metaverso, utilizando nuestro propio entorno de inmersión DXC Virtual World, que está situado en una isla virtual privada con una gran cantidad de espacios de reunión y sociales.

Habiendo dedicado toda mi carrera al marketing y la comunicación, he organizado un sinfín de grandes eventos presenciales. Sin embargo, era la primera vez que organizaba una conferencia en un mundo virtual. Me complace decir que el equipo consiguió hacer algo sorprendente en este nuevo formato: organizar un evento inspirador y convincente que cumplió todos nuestros objetivos. El evento motivó a nuestro equipo comercial; dotó al equipo de ventas del contenido y las ideas que necesitaban; proporcionó a los colegas de DXC la oportunidad de relacionarse con nuestros socios y aprender más sobre el valor que aportan a nuestro portafolio de servicios; y apoyó nuestra estrategia Virtual First con una experiencia inmersiva y atractiva, completa con espacio de exposición y discoteca.

Tanto los momentos de sesión plenaria y como de exposición en el evento fueron sorprendentemente exitosos en tanto que lograron que la gente se sintiera realmente parte de algo emocionante. El aspecto social también fue positivo: ¡bailar en el metaverso es realmente divertido!

Después de esta experiencia, estoy segura de que otros responsables de comunicación pueden aportar el mismo valor a sus empresas celebrando eventos en el metaverso. Al igual que hicimos nosotros, debería resultarles más rápido planificar y organizar un evento virtual, lo que les dará más tiempo para centrarse en el contenido, en lugar de en la logística. Nosotros tardamos unas ocho semanas en planificar este evento, mientras que una conferencia de esta envergadura en el mundo real suele llevar al menos entre cuatro y seis meses. Los beneficios presupuestarios son inconfundibles, al igual que la ventaja medioambiental obtenida al limitar la huella de carbono asociada a los viajes. También fue estupendo que el evento no se sintiera como una versión "barata" de una conferencia en persona, y fue más divertido, atractivo y memorable que una reunión bidimensional de Zoom. ¡Todavía estamos hablando sobre el evento!

He aquí varias ideas para guiarle en su aventura de organizar eventos en el metaverso:


1). Incluya sesiones de capacitación en el metaverso en su cronograma. Los participantes, ponentes y expositores deben asistir a sesiones de capacitación. La creación y el movimiento de avatares, la presentación de diapositivas y la difusión de vídeos pueden formar parte de la experiencia del metaverso con la que los usuarios deben estar familiarizados. Necesitará que los instructores inculquen a los empleados la certeza de que su experiencia en el metaverso será positiva y productiva. Nuestros pioneros del metaverso se entrenaron para convertirse en expertos, realizando sesiones de capacitación y resolución de problemas antes del evento.

2). Incluya contenidos multimedia. Actualmente, los avatares tienen un número finito de expresiones y reacciones. Para añadir interés visual, debes cambiar el formato y el ritmo de tus presentaciones con vídeos, transmisiones en directo y música. En todos los demás aspectos, los principios de lo que hace que una presentación sea buena en el mundo real siguen siendo válidos.

3). Aproveche la escalabilidad del metaverso. En el metaverso se pueden añadir nuevas salas o incluso edificios con sólo hacer clic en un botón. No encontrará muchos lugares en el mundo real que puedan crear inmediatamente salas para una multitud de cientos de personas. En nuestro caso, utilizamos la capacidad de añadir espacio de exposición según las necesidades.

4). Incluya oportunidades de interacción social y exploración. Al igual que en el mundo real, la gente no quiere estar confinada en sus asientos o encerrada en un espacio durante horas. Hay que mezclar las cosas y ofrecer a los asistentes una variedad de espacios y experiencias para que exploren y tengan la oportunidad de relacionarse. Utilizamos espacios al aire libre, como una playa, así como el salón de exposiciones y el club de baile, y organizamos una búsqueda del tesoro. Dele a la gente la oportunidad de experimentar esos momentos casuales de encontrarse, algo que una videoconferencia no puede reproducir.

5). Establezca barreras de seguridad. Al igual que en el mundo real, asegúrate de establecer parámetros para limitar el acceso y proteger la privacidad. Por ejemplo, asigna permisos para entrar en determinados espacios durante ciertos periodos de tiempo, o para no entrar en absoluto. Esa podría ser la mejor manera de evitar que los avatares de la gente se paseen por error por el escenario durante una presentación (sí, eso nos pasó).

6). Incluya una experiencia del mundo real. Añada una dimensión adicional de convivencia enviando a los participantes algo por adelantado que puedan disfrutar juntos durante el evento; por ejemplo, bocadillos de picnic para que la gente coma durante la experiencia de una fiesta virtual en la playa. Esto añade el elemento del sabor y el olor que no se puede reproducir en el mundo virtual (al menos, todavía no).

¿Los eventos del mundo virtual llegarán a sustituir por completo a los del mundo real (sobre todo a medida que disminuyan las restricciones para viajar)? No lo creemos. Pero el metaverso es una excelente adición a las herramientas que podemos utilizar para reunir a grupos grandes -y pequeños- para lograr una mayor intimidad y compromiso de lo que se puede ofrecer a través de la tecnología tradicional de videoconferencia.



Sobre el autor

Louise Preedy es Directora de Marketing y Comunicaciones de DXC Technology para la región EMEA.

https://www.linkedin.com/in/louisepreedyb2bmarketing/

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