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La Digitalización y la Automatización de Procesos

Inicio este artículo con una frase que me parece un excelente referente para todos los que estamos inmersos en la transformación digital ya hace varios años y es: “La transformación digital es un viaje, no un destino”, como tales muchas organizaciones están empezando a tomar medidas para acelerar su viaje mediante una combinación de digitalización, mejor gestión de la información y automatización de procesos de negocio. Sin embargo, esto enfrenta a los negocios a una serie de desafíos los cuales vamos a tratar de entender.


¿Qué entendemos por Digitalizar el Negocio?


La digitalización a menudo se refiere a la habilitación, mejora y transformación de operaciones comerciales, funciones empresariales, procesos de negocio, actividades empresariales, entre otros aspectos empresariales, aprovechando las tecnologías digitales, además de un uso y contexto más amplio de los datos digitalizados, convirtiéndolos en procesables, generando conocimiento e información valiosa para la toma de decisiones.

Esto implica que la fuerza laboral funciona de forma diferente, utilizando herramientas digitales como los dispositivos móviles y las tecnologías que los hacen móviles y utilizando la colaboración social y las plataformas de comunicación, los cuales les permiten trabajar de una manera más digital. Todo esto crea nuevas oportunidades para participar de manera diferente. En general, la digitalización de negocios es vista como el camino hacia el negocio digital, así como la creación de nuevos flujos de ingresos y ofertas sobre productos y servicios.


Las oportunidades de automatización en procesos de negocio


Dentro de nuestras organizaciones ya soportadas por plataformas digitales y sistemas, se desarrollan una serie de actividades cotidianas en las diferentes áreas de negocios, algunas controladas y otras desbordadas por el volumen. Esto nos hace abordar nuevas soluciones de automatización con sistemas o el incremento de head count operativo, ya sea lo primero o lo segundo el impacto estratégico en los resultados y la gestión de las áreas organizativas se ven impactadas en menor a mayor medida de acuerdo a las situaciones que se presenten.

En concepto las organizaciones tienen una serie de procesos empresariales que le llevan desde el punto A al punto B, al automatizar ese flujo de trabajo se puede aumentar la productividad, reducir errores y alcanzar los objetivos con el menor tiempo de espera posible.

En este plano la tecnología cuenta con herramientas maduras tales como los RPA (Robot Process Automate), e inclusive en un modo más amplio los IPA (Intelligent Process Automate).

Los RPA son una tecnología orientada al uso de software con el objetivo de automatizar tareas repetitivas dentro de aplicaciones informáticas, ahorrando tiempo y disminuyendo la interacción humana.

Los IPA son una evolución del modelo de robotización y convergencia de tecnologías que se basa en RPA, Workflow, Machine Learning, NLG (Natural language generator) y agentes cognitivos que permiten digitalizar los procesos e interacción humana.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización?

1. Descubrimiento, con la automatización de procesos de negocio se obtiene visibilidad del estado del proceso. Puedes ver dónde está un elemento en el flujo de trabajo. Esto es particularmente útil para la planificación de la capacidad y la gestión de plazos de entrega.

2. Responsabilidad y Roles, junto con la visibilidad tenemos una mayor responsabilidad. Hay menos posibilidades que haya confusión, archivos perdidos u otros incidentes frecuentes. Al automatizar los procesos de negocio, los gerentes de negocio pueden ver quién es responsable de qué y dónde se están bloqueando los procesos con mayor facilidad.

1. Flujos de Trabajo automatizados, en este caso se conjuga con otras tecnologías que combinadas tales como la gestión documental permiten reducir el tiempo que los empleados dedican a archivar y recuperar documentos. Además, los clientes disfrutan de un mejor servicio ya que los empleados tienen acceso inmediato a la información y al

estado del proceso desde cualquier ubicación.

2. Eficiencia Comprobada, la automatización de procesos de negocio ayuda a los empleados a hacer más con menos. Los procesos pueden avanzar más rápido porque nadie está esperando que los archivos se muevan de un escritorio a otro y nadie tiene que recordar o avisar a la siguiente persona del proceso. Las alertas y los recordatorios de tareas pueden generarse automáticamente y se logran procesos horizontales hombre máquina o máquina a máquina, si la digitalización está integrada.

3. Mejor toma de decisiones, una buena herramienta de automatización de procesos de negocio incluye capacidades analíticas. Esto permite analizar las tendencias del negocio, identificar cuellos de botella repetitivos y controlar los tiempos de respuesta.

4. Costos, tema primordial en los procesos de automatización y mejora puesto que permite generar eficiencias de manera rápida y contundente referida a costos de recursos humanos, servicios y tiempo.


¿Cómo saber si un proceso es automatizable?

La verdad todo es automatizable parcial o totalmente si es que el proceso está estandarizado, esto implica constituir una necesidad organizativa y cultural que es la definición de un equipo que desarrolle un centro de excelencia (COE) ellos serán los responsables de identificar y relevar en conjunto con las áreas de negocio los procesos operativos relevantes para inventariarlos, evaluar su viabilidad de automatización, medir los tiempos actuales de ejecución, sus costos de operación y el impacto en el negocio. Con esto se debería proceder a la priorización e inicio de desarrollos de los Robots necesarios para su implementación, los mismos que podrían tener impactos en cómo hoy se hacen los procesos actuales y hasta llevar a una reestructuración de la organización.

Como conclusión “La digitalización y la automatización de procesos” pueden ser unos poderosos habilitadores de esta transformación digital. Con la creciente adopción de nuevas tecnologías móviles y colaborativas, junto con modelos flexibles como la nube, la estrategia para las organizaciones que quieren cumplir con sus objetivos y garantizar una prestación eficiente de sus procesos empresariales, este tema se convierte en una necesidad imperiosa para su adopción a la brevedad con lo cual es necesario incluirlo en la hoja de ruta del negocio.


JORGE LONGA

Gerente General Operaciones, Procesos y Tecnología

Acceso Corp