Por la Dra. Alex Kokkonen, investigadora principal y asesora de DXC Leading Edge
Cuando llegó la pandemia, no tuvimos más remedio que adoptar el trabajo remoto. Lo hicimos, aunque no sin dificultades. Pero parece que la transición no fue completa. Hay señales de que el trabajo remoto no siempre funciona como se espera. Muchos ejecutivos parecen esperar que volvamos a la oficina algún día, mientras que muchos empleados esperan lo contrario.
Pareciera que hemos llegado a un punto muerto, como resultado de una peligrosa combinación de: mensajes inconsistentes sobre el trabajo remoto, inversión insuficiente en el entorno remoto, falta de habilidades de trabajo remoto (¡todavía!)
La buena noticia es que estos desafíos se pueden superar. En este documento, explicamos lo que debe suceder para que el trabajo remoto funcione bien. Comprender el trabajo remoto es una parte esencial de la investigación de DXC Leading, como parte de nuestra agenda de investigación Accelerated Now.
Pasos para hacer que el trabajo remoto funcione
Hacer que el trabajo remoto funcione implica encontrar qué prácticas lo ayudarán a lograr sus objetivos en un entorno diferente, es decir, remoto. Pero eso será increíblemente difícil si primero no toma cuatro pasos básicos para permitir el cambio.
1. Envíe el mensaje correcto
La forma más efectiva de comunicar su intención de adoptar el trabajo remoto es que los ejecutivos comiencen a trabajar de forma remota ellos mismos, de inmediato. Tenga en cuenta cómo sus empleados pueden percibir el enfoque de la gerencia sobre el trabajo en la oficina o híbrido: “A los ejecutivos no les importa. No han invertido en trabajo remoto porque pueden evitarlo reuniéndose físicamente. Trabajo de forma remota, pero la empresa me dio los auriculares más baratos que apenas funcionan”.
Si, como miembro del equipo de liderazgo, necesita dar forma a la estrategia de su organización para el trabajo remoto, debe encontrar una manera de adoptar el trabajo remoto usted mismo, mientras ejecuta el resto de su agenda.
Hay empresas que han descubierto el trabajo remoto exitoso por su cuenta, y hay organizaciones como DXC Leading Edge que pueden ayudar a las empresas a resolverlo. Llevamos más de dos años organizando talleres sobre "Mejorar la colaboración a través de la tecnología".
2. Automatice los feedbacks
La comunicación remota es demasiado costosa para solicitar repetidamente informes de progreso. Vincule su estrategia a los KPI y automatice las mediciones. Eso no tiene que suceder de la noche a la mañana, pero si se ejecuta correctamente, le dará a sus empleados claridad sobre lo que se espera y puede reducir la cantidad de reuniones de trabajo a la mitad. Nuestra investigación sobre el metabolismo de los datos puede ayudar a encontrar la manera correcta de hacerlo.
Tenga cuidado de adoptar medidas simples (por ejemplo, velocidad de escritura, tráfico de red, tiempos de inactividad), que pueden ser muy engañosas cuando se aplican a los trabajadores del conocimiento.
3. Capacite a su equipo de gestión
Primero, sus gerentes deben poder elegir el enfoque que mejor se adapte a su trabajo. Relaje las políticas que obligan a los empleados a estar en la oficina o trabajar de forma completamente remota. Revise las políticas que incentivan a las personas a venir a la oficina, especialmente las relacionadas con la compensación y las evaluaciones.
En segundo lugar, mejore las habilidades de sus gerentes. Son expertos en lo que hacen, pero probablemente no expertos en trabajo remoto. Considere contratar a un jefe de trabajo remoto o mostrar activamente a sus gerentes lo que es posible.
Tercero, brinde herramientas. Aunque el trabajo remoto puede reducir los costos en algunas áreas, se necesita inversión en otras. Los equipos necesitan herramientas de colaboración, y esto requiere no solo procesos de adquisición sencillos, sino también actualizaciones de los procesos de cumplimiento y revisión. No es raro encontrar empleados que usen computadoras y cuentas privadas para eludir las políticas de la empresa que prohíban el acceso a ciertas herramientas de colaboración. Invertir en herramientas y políticas de colaboración de calidad que tengan sentido para el trabajo remoto es una inversión en su gente.
4. Empodere a la fuerza laboral
Para empoderar a la fuerza laboral remota, es importante enseñar la gestión del tiempo, adoptar la gestión del conocimiento y proporcionar un buen ambiente de trabajo.
Enseñar a administrar el tiempo. Esto es especialmente importante para los trabajadores del conocimiento, menos para las personas que trabajan de forma remota pero en formas transaccionales (por ejemplo, trabajadores del centro de llamadas).
Cuando se espera que las personas entreguen un trabajo creativo, es necesario asegurar una serie de actividades diferentes: planificación del equipo, planificación personal, aprendizaje, descanso, ayuda a otros, y ejercicio físico.
Adopte la gestión del conocimiento
En una organización típica, el conocimiento se almacena tanto en la red social informal como en los procesos y procedimientos formales. En el entorno de la oficina, las personas están presentes en el mismo espacio al mismo tiempo, lo que desencadena la interacción espontánea, la comunicación y el intercambio de conocimientos. Pero deja de funcionar en el entorno remoto:
• Las redes sociales se vuelven mucho menos eficientes para compartir información.
• Los comportamientos que tienen éxito se difunden más lentamente.
Hay varias razones para este deterioro. Primero, trabajar de forma remota significa que casi toda la interacción es planificada en lugar de espontánea. Esto reduce significativamente la oportunidad para la creatividad, la interacción innovadora y el intercambio de conocimientos.
En segundo lugar, alinear los horarios puede llevar mucho tiempo. No es raro ver horarios que están ocupados de forma consecutiva con reuniones remotas. Las relaciones pueden morir porque las personas no se acercan a los trabajadores remotos. La información se comparte con un círculo más pequeño de personas.
En tercer lugar, el conocimiento se pierde con frecuencia durante los traspasos. La transmisión de conocimientos en el entorno remoto a menudo no es tan eficiente como tener acceso directo a la fuente de conocimiento.
Una forma clave de abordar esta dinámica desafortunada es adoptar métodos de comunicación que dejen rastros permanentes para el aprendizaje futuro (por ejemplo, registros abiertos de decisiones, wikis y sistemas de seguimiento de problemas). La suposición central es que si un empleado produce un conjunto de conocimientos o toma una decisión, ese trabajo debe registrarse para que los futuros trabajadores de la empresa puedan comprender el contexto de lo que condujo a una decisión en particular.
Empezar
Este documento describe los desafíos del trabajo remoto y cómo abordarlos con cuatro pasos para entornos remotos exitosos. DXC, como empresa “primero virtual”, tiene la experiencia y los conocimientos para guiar a las empresas en el trabajo remoto y brinda los servicios de Modern Workplace para acompañarlo.
El reloj está corriendo. Nuestra hipótesis es que las capacidades colaborativas se han debilitado debido a la falta de un liderazgo fuerte en el mundo remoto y el proceso de deterioro continúa. La pregunta clave es cuánto tiempo tienen esas organizaciones antes de que la colaboración de los empleados se detenga por completo.
Está claro que aún se necesita una investigación sustancial en curso para identificar el conjunto completo de equivalentes remotos de prácticas de gestión y trabajo en la oficina. Pero antes de que eso suceda, ya debería estar trabajando de forma remota utilizando las mejores prácticas que pueda encontrar.
La Dra. Alex Kokkonen es investigadora principal y asesora de DXC Leading Edge y trabaja con los clientes para resolver sus problemas de negocio más apremiantes a través de intervenciones de asesoramiento basadas en la investigación. Con más de 25 años de experiencia, Alex aporta una amplia experiencia internacional y multisectorial al trabajar en una variedad de puestos de liderazgo multidisciplinarios y entornos culturales diversos para las principales empresas de primer nivel.