La cercanía a través de medios virtuales y electrónicos se convirtió en el día a día de las personas, siendo tanta la influencia, que el correo físico casi que desapareció y fue reemplazado por el correo electrónico. La comunicación personal y empresarial a través del e-mail se convirtió en la principal herramienta de contacto y en el medio primordial para transmitir y recibir mensajes, todo esto gracias a la evolución de la tecnología.
Hoy no existe casi ninguna organización, empresa o ser humano que no haga uso de este medio de colaboración para conectarse con el resto del mundo y así ejecutar sus operaciones. El correo electrónico no reemplazó solamente a su homólogo físico, reemplazó también gran parte de actividades realizadas anteriormente para comunicarse como el teléfono e incluso las reuniones uno a uno en persona.
Como consecuencia, se presenta una situación importante, a través del e-mail no sólo se transmite el mensaje, sino que es usado para anexar gran cantidad de información (documentos, archivos, otros correos, imágenes, videos, etc.…) que aumentan la importancia de este medio de comunicación, pero también incrementa la necesidad de recursos de almacenamiento y de seguridad.
Dado este escenario, da vida el desarrollo del concepto de archivado: consiste en copiar los correos electrónicos desde su ubicación original, es decir el buzón del usuario, a otro espacio donde su almacenamiento sea más económico y su tiempo de permanencia mucho más prolongado; esta nueva ubicación debe estar accesible para que el propietario de forma rápida y fácil recupere cualquier correo archivado; teniendo la posibilidad de ser eliminados del buzón con la seguridad que no se va a perder la información.
Cuando no se tiene un sistema de archivo de correos, se presentan múltiples riesgos: el crecimiento de los buzones no puede ser ilimitado y por lo tanto al restringirse hay que eliminar correos que pueden ser de gran importancia para la organización o para el usuario, las labores de copias de seguridad se convierten en interminables, el costo de los servidores de correo puede ser excesivo, el almacenamiento en los equipos personales es inseguro y brinda oportunidades para la pérdida o robo de información.
Con el fin de subsanar estos inconvenientes, se han desarrollado diversos métodos y herramientas que permiten un almacenamiento más adecuado de los correos electrónicos, que en su esencia buscan reducir costos y riesgos. Existen soluciones muy básicas como almacenar los correos en un servidor centralizado hasta soluciones muy elaboradas que contemplan almacenamiento comprimido, encriptado, con tablas de retención y reglas para identificar hasta cuándo y con qué seguridad debe permanecer la información.
Dentro de las principales razones por las cuáles se buscan estrategias de almacenamiento de correo electrónico existen las siguientes:
Reducción de costos de los servidores de correo y licenciamientos.
Reducción en costos de infraestructura y recurso humano disponible.
Reducción en tiempos de administración y back-ups de la información que debe estar disponible por cercanía en el tiempo.
Seguridad legal o normas legislativas.
Eliminación de riesgos en pérdidas y robos de información.
Oportunidad en la recuperación y obtención de información que ya no se encuentra en el buzón del usuario.
Mayor productividad.
Disponibilidad a correos de usuarios que se han retirado de la organización.
Los directivos de las organizaciones son los principales interesados en generar las iniciativas de archivado de correo electrónico, son ellos quienes deben velar por la toma de decisiones que permitan establecer el equilibrio entre el costo de una solución y sus beneficios tangibles e intangibles.
El archivado de correo no debe verse como un gasto adicional al tratamiento de los datos y documentos en la empresa, se debe enfocar como una mejor práctica (inclusive ya definida dentro del contexto de la gestión documental y con estándares a nivel mundial) para el cuidado del bien más preciado que tiene cualquier entidad y es el de la información, para que ella pueda contar con sus principales características de disponibilidad, seguridad, veracidad, vigencia, completitud, oportunidad y valor.
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Autor: Micro Focus